Digitales Büro

Ufficio smart, per una vita più semplice

Ogni passo del progresso porta a dei nuovi traguardi. E gli artigiani sono da sempre i primi ad attingere nuova ninfa da innovazione e tendenze del tem- po. Lo stesso discorso vale anche per il tema delle procedure burocratiche ed amministrative, in Italia da sempre un freno e un grande costo per l’economia. Nella realtà imprenditoriale delle piccole e medie aziende, un ufficio ben organizzato e funzionante significa oggi più che mai competitività; permette infatti di essere raggiungibili, di reagire in tempi rapidi e di curare i rapporti con i clienti in modo vincente. Avere una struttura amministrativa ben strutturata e moderna è oggi tanto importante quanto essere innovatori in officina.

L’artigianato è passione. Chi sceglie questo mestiere predilige il lavoro sul prodotto. Viceversa mal sopporta le classiche attività d’ufficio, contabilità, preventivi o anche gestione del personale; per la maggior parte degli artigiani un vero e proprio fardello.

La traformazione digitale aiuta oggi a collegare in modo intelligente o smart il lavoro manuale con le necessità dell’ufficio, a snellire le procedure e a rispar- miare tempo. Le aziende individuali sono le prime a trarre vantaggio dalle opportunità della digitalizzazione.

 

Il grande tema dei dati

Ogni impresa dispone di una grande quantità di dati. La grande sfida si apre sul campo della raccolta ordinata di questi dati e della loro implementazione nei vari comparti aziendali come la gestione tributaria, la gestione del personale, gli acquisti, il tema della gestione dei criteri di qualità e di sicurezza eccetera. Da tempo le vecchie cassettiere sono state sostituite dal computer, ma anche il PC deve essere alimentato.

 

In ufficio assistenza digitale

Per organizzare meglio ogni ufficio e per comunicare con regolarità con i clienti sono disponibili applicazioni digitali di nuova generazione in grado di aiutare con efficacia ogni impresa artigiana. Sono sistemi che collegano il posto di lavoro con lo smartphone, il tablet o addirittura con l’App del cliente e permettono di usufruire dei dati che entrano in azienda e di aumentare l’efficienza dei processi produttivi. Oggi i veri competitors sono le aziende i cui operatori riescono ad accedere ai loro dati da ovunque si trovino e si servono di dispositivi di comunicazione mobile. Connettere impianti digitali intelligenti con la rete di distribuzione ed il network di ogni azienda aiuta a trasformare il fardello dell’amministrazione da fattore di costo a chiave del successo imprenditoriale.

 

Know how e organizzazione

La fascia delle medie e grandi imprese manifatturiere è all’avanguardia e dispone di processi digitali a tutti i livelli. I dati disponibili vengono memorizzati, salvati con ordine e connessi a piacimento, secondo gli obiettivi di ogni comparto. Fondamentale è sapere con precisione cosa voglio e come posso usufruire dei miei dati. Grazie alle grandi possibilità che riserva la digitalizzazione oggi, la connessione dei dati è alla portata di tutti. Se si sa come si possono usare, nascono opportunità straordinarie per ottimizzare i processi amministrativi e per creare nuovi prodotti e servizi, per provare nuove idee di marketing e per accompagnare offerte precise da canali di comunicazione azzeccati.

Tutti gli esempi che qui riportiamo hanno una caratteristica in comune: la connessione dei dati intelligente veloce. Per quasi tutte le aziende, l’avventura digitale ha inizio con una website. Seguono piccole, grandi sfide da affrontare con perseveranza.

 

Nuovo standard digitale anche per l’azienda artigiana

Non esistono più aziende senza website e senza posta elettronica, e non esistono più nemmeno clienti senza smartphone.

Il cliente di oggi chiede all’artigiano offerte chiare, preventivi trasparenti, date sicure, pianificazioni accurate. E tutto questo deve essere comunicato in modo rapido, preciso e presentato in forma piacevole, possibilmente in digitale.

Ecco allora il primo consiglio: responsive website. Questo vuol dire che la website riconosce se viene aperta da un PC o da uno smartphone e si adatta in modo da essere perfettamente leggibile. Infatti, il contatto con il cliente inizia sin dal momento della ricerca. Oggi si consulta sempre il web, anche se l’azienda si trova nelle immediate vicinanze. Il sito deve dare una buona impressione ed essere esauriente. La corrispondenza avviene oggi per lo più via mail, se non addirittura via WhatsApp.

 

Basta il sito o è meglio accompagnarlo da Facebook?

Con una buona combinazione di website e presenza su Facebook ci si può rivolgere agli interessati in modo mirato e differenziato.

Mentre la website aziendale contiene tutte le informazioni rilevanti per essere reperita rapidamente dai motori di ricerca, un account su Facebook serve a suscitare interesse e a potenziarlo. Facebook è una piattaforma di interconnessione tra uno o più target. Può essere un mezzo di comunicazione utile e conveniente se si vuole tener vivo il rapporto con i clienti. Non sono da sottovalutare neanche le opportunità pubblicitarie su Facebook, confezionate a misura e predisposte per vari target. Si gestiscono con Facebook Pixel: un programma a codice di Facebook che si integra nel proprio sito. La presenza su Facebook è al tempo stesso un messaggio di modernità ed esprime la volontà dell’azienda di prendersi a cuore ciò che emoziona il cliente.

 

Cosa sono i contatti?

Tutti i dati che si raccolgono sul cliente e che si possono memorizzare sono contatti. Cominciando da nome e indirizzo dell’azienda, interlocutore con indirizzo e-mail e numero di cellulare, per continuare con i dati sul prodotto o il servizio richiesto.

Più i dati sono completi, più si possono creare offerte mirate e dettagliate. A seconda dell’intenzione, si potranno sfruttare anche dati personali come ad esempio la data di nascita del cliente.

 

Cosa sono i dati dell’utente?

In aggiunta ai contatti è molto utile documentare anche i dati dell’utente: quando un cliente ha comprato qualcosa, che fatturato registra e in quale periodo, con che frequenza richiede interventi di manutenzione o effettua ordini aggiuntivi.

Di qui si ricavano profili molto precisi ed utili per poter fare offerte personalizzate ma anche per pianificare con maggiore precisione i piani d’acquisto per la produzione o per organizzare la distribuzione in modo efficace.

Anche in questo caso, il tipo di informazioni raccolte varia a seconda del settore e dell’azienda e quindi occorre prima di tutto chiarire a che cosa mi servirano i dati e come li vorrò utilizzare.

 

Cos’è il rilevamento intelligente dei dati?

Il rilevamento di dati interfacciato, cioè “da macchina a macchina”, assicura di raccogliere tutti i dati senza doverli digitare manualmente.

Per esempio la lettura digitale dei dati di produzione permette di essere informati se un pezzo soggetto ad usura arriva alla fine della sua durata. In questo modo si ha l’opportunità di sostituirlo prima che si rompi. Con la conseguenza di evitare brutte sorprese.

Anche le offerte si possono inoltrare con anticipo, prima che il cliente si ponga il problema del riordino.

L’utilizzo dei dati raccolti e rilevati in maniera precisa ed intelligente è praticamente infinito e dipende soltanto dalle finalità, dagli obiettivi e dall’uso che se ne vuol fare.

Le funzioni smart home, ormai sempre più in uso, permettono già oggi di servirsi dello smartphone per comunicare con il riscaldamento, l’impianto elettrico o il portone del garage. Anche questi sono dati utili per inoltrare offerte mirate e soprendere il cliente con servizi tempestivi.

 

Come vanno gestiti i dati?

I cosiddetti sistemi CRM consentono di gestire con facilità ed efficienza i dati di clienti ed utenti. CRM significa Customer-Relationship-Management, ossia gestione dei rapporti con i clienti. Sono tools digitali per documentare e curare tutti i dati rilevati. Con un sistema CRM si custodiscono i dati su una piattaforma centrale, e ci si può collegare ad essi a prescindere che si lavori in ufficio o che si acceda con un tablet o con lo smartphone mentre ci si trova fuori sede.

I moderni sistemi CRM sono basati su cloud: ciò significa che non servono costose installazioni né di hardware né di software.

 

Soluzioni cloud, ideali per le piccole aziende

Sul mercato si trovano sistemi cloud per le esigenze più svariate. Consentono di gestire i dati con comodità, sono sempre accessibili da ovunque e in grado di sintonizzarsi su più dispositivi. Solo qualche anno fa tutto questo suonava fantascientifico.

Oggi una soluzione cloud si può semplicemente affittare, anche da ditte specializzate con sede in Alto Adige. Il grande vantaggio del cloud è che l’archivio centrale rimane fuori dall’azienda.

Quindi in caso di guasti dell’hardware, furti o incendi, i dati sono al sicuro. Inoltre è garantita la sincronizzazione dei dati offline che rimangono disponibili anche se si interrompe la connessione. Senza contare che vi si accede da differenti dispositivi. Un documento può essere elaborato con lo smartphone o con il computer, si lavora su un’unica versione che viene solo aggiornata.

Le ditte che offrono sistemi cloud si occupano anche del tema della sicurezza e garantiscono backups costanti.

Anzi, molti sono addirittura in grado di ripristinare versioni precedenti di singoli files. In questo modo le aziende si tutelano dalla perdita di dati e dispongono di sistemi moderni, sempre perfettamente aggiornati.

 

Meglio noleggiare o acquistare know how digitale?

Oggi un servizio di memoria di dati come quello descritto si può comodamente affittare, ad esempio con Office365. Anche Google offre servizi analoghi, addirittura gratuiti. Fare un salto nel futuro non è mai stato così semplice e così conveniente come oggi.

Chi vuole intraprendere questo affascinante viaggio nel mondo digitale ed interconnesso, ma non si sente ancora sicuro, può rivolgersi alle ditte specializzate nelle vicinanze. Sono esperti che conoscono alla perfezione le soluzioni adatte alle varie realtà aziendali, microimprese, aziende manifatturiere, imprese di servizi e quant’altro e offrono consultenza a seconda delle esigenze e della filosofia aziendale.

Queste ditte esperte di tecnologie avanzate lavorano esattamente con gli stessi dispositivi che servono agli stessi artigiani per equipaggiarsi e disporre di strumenti digitali.

 

Nuova qualità di vita

Essere connessi oggi significa molto di più che non interfacciare con i macchinari, comunicare con i clienti, agire in tempo reale con i fornitori.

“To be connected” significa essere competitivi ed essere in grado di ananlizzare i dati per aumentare l’efficienza e trarre maggior profitto dall’attività imprenditoriale. E vuol dire anche migliorare la qualità dei posti di lavoro, per i titolari e i dipendenti.

 

Autore: Mathias Brugger per il manufatto – mensile dell’economia altoatesina del lvh.apa Confartiganato imprese.