Die Wichtigkeit eines gut organisierten Büros war noch nie nicht von der Hand zu weisen. Heute bedeutet „gut organisiert“ allerdings „digital optimal“ organisiert zu sein.

Jeder Fortschritt bringt neue Erfolge. Ein Satz, der wie für das Handwerk gemacht ist. Im Herstellungsprozess bedingen sich Innovation und Effizienz schon immer. Dasselbe gilt aber auch für den „lästigen Schreibkram“. Gerade für kleine und mittlere Betriebe ist ein funktionierendes „Büro“ im Sinne von sicherer Erreichbarkeit, schnellen Reaktionszeiten und engem Kundenkontakt neben dem Kerngeschäft zum Erfolgsfaktor Nummer 1 geworden.

Handwerk ist Leidenschaft. Wer sich hier seinen Beruf wählt, für den steht die Arbeit am Produkt im Vordergrund. Klassische Büroarbeit wie Angebote, Rechnungen, Buchhaltung bis hin zur Personalverwaltung werden oftmals noch immer als notwendiges Übel empfunden. Bislang ein rotes Tuch für Menschen, die gewohnt sind anzupacken.

Heute schafft die kluge Vernetzung von Büroarbeit und Kerngeschäft zu spürbar weniger Verwaltungsarbeit – und schafft sogar neue Freiräume für gutes Arbeiten; auch oder gerade im Ein-Mann-Betrieb.

Digitale Helfer mit System – der Datenschatz im eigenen Betrieb

Jeder Betrieb muss eine gewaltige Menge an Verwaltungsdaten speichern, verwalten und für die verschiedensten Dienste wie Steuerberatung, Personalverwaltung, Einkauf, Qualitätssicherung, usw. bereitstellen. Die alte Schublade hat schon lange ausgedient und der PC erfasst nur das, was man auch hineingibt.

Mit neuen Anwendungen für Büroorganisation und Kundenkommunikation holen komfortable Systeme zwei Bereiche des Handwerks aus dem Schattendasein. Sie verbinden nämlich Arbeitsplatz mit Smartphone, Tablet und ggf. mit frischen Kunden-Apps – und ermöglichen es, die sowieso anfallenden Daten in der Verwaltung für die Umsatzziele des Betriebes gewinnbringend zu nutzen.

Wer zentralen Zugriff auf wichtige Daten in Betrieb und Vertrieb von verschiedenen Arbeitsplätzen aus hat und über mobile Medien stets erreichbar ist, hat heute klare Vorteile. Kluge Digitalisierung und bequeme Vernetzung im Betrieb bringt das Notwendige mit dem Nützlichen zusammen und endlich werden allfällige Verwaltungsarbeiten mit neuen Erfolgsfaktoren verbunden.

Eine intelligente Daten-Struktur sichert Vorteile:

• Effiziente Verwaltung
• Neue Potenziale für Kundenservice rund um Angebote, Planungen, Termine
• Gezielte Kunden-Kommunikation
• Tools zur Neukunden-Akquise
• Direkte Kundenansprache
• Kurze Reaktionszeiten
• Sichere Plan- und Entscheidungsdaten
• Erhöhte Datensicherheit

Erfolg durch Wissen – und Struktur

Viele mittlere und größere Unternehmen, die im produzierenden Bereich tätig sind, haben in den Bereichen Planung, Angebotslegung und Marketing digital aufgestockt. Sie haben Datenerhebung, -speicherung sowie Verwendung effizient miteinander verbunden und können diese wertvoll für den Betriebserfolg einsetzen.

Was es hier braucht, ist „nur“ der Überblick über die technischen Möglichkeiten der digitalen Datenverarbeitung, die heute so preiswert und bequem zu nutzen sind, wie nie zuvor. Wenn dieses Wissen gut genutzt wird, dann erschließen sich spannende Möglichkeiten, das Büro so weit zu optimieren, um die Verwaltung reibungslos im Griff zu haben und gleichzeitig neue Potenziale über das digitale Datenvolumen zu erschließen, für Marketing, Service, Werbung und das richtige Angebot am Markt. Alle der folgenden Beispiele haben eine Notwendigkeit gemeinsam: eine funktionierende Datenverbindung mit ausreichender Geschwindigkeit wird benötigt!

Für die meisten fängt Digitalisierung mit der Homepage an, was darüber hinaus noch möglich ist, gibt unser kurzer Überblick:

Neuer digitaler Standard – auch für den Handwerksbetrieb

Kein Betrieb mehr ohne Website, kein Betrieb ohne Mail-Account, aber auch kein Kunde mehr ohne Smartphone. Der Kunde von heute verlangt auch vom Handwerksbetrieb aussagekräftige Angebote, transparente Kostenvoranschläge, sichere Terminvorgaben und handfeste Planungen. Und diese zudem schnell, präzise und optisch einwandfrei … wenn möglich digital. Daher erster Tipp: responsive Websites. Diese erkennen, wenn sie von einem Smartphone aus angesteuert werden und müssen sich auf diesem ansprechend und lesbar präsentieren!

Denn der Kundenkontakt fängt schon bei der Suche an. Geschaut wird zuerst im Web, auch wenn der Betrieb in erreichbarer regionaler Nähe liegt. Ein erster Überblick muss meist die Website liefern, bevor Kontakt aufgenommen wird – und dieser wird ebenso oft erst per Mail stattfinden, … wenn nicht sogar direkt über WhatsApp.

Homepage alleine genügt – oder besser mit Facebook?

In einem guten Zusammenspiel von genereller Homepage und spezieller Kundenansprache via Facebook-Account können Interessenten und Kunden differenziert und gezielt angesprochen werden. Während die Firmen-Homepage alle Informationen enthält, die für Interessenten und Suchmaschinen von Belang sind, um schnell gefunden zu werden, dient ein zusätzlicher Facebook-Account dazu das Kunden- oder Interessenteninteresse dauerhaft zu halten und zu intensivieren. Als dialogfähiges Medium orientiert sich die Facebook-Seite in Ansprache und weiteren Inhalten an einer oder mehreren speziell anzusprechenden Zielgruppen. Eine lohnende und günstige Erweiterung der Firmenpräsenz also, wenn Kundennähe digital bedient und vorteilhaft eingesetzt werden soll. Nicht zu unterschätzen sind die zielgruppengenauen Werbemöglichkeiten über Facebook. In einem perfekten Zusammenspiel mit der Webseite, können so Kunden sehr gezielt mit der richtigen Ansprache adressiert werden. Gesteuert wird dies über das Facebook Pixel. Ein Programmcode, der von Facebook generiert, und auf der eigenen Website eingebaut wird. Ein zusätzliches Medium, wenn ein Betrieb am Puls der Zeit und in kontinuierlicher Verbindung mit Kunden und Interessenten stehen möchte.

Was sind Kontaktdaten?

Einfach alle Daten, die über den Kundenkontakt entstehen und gespeichert werden können. Angefangen von Firmenname und Adresse über Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse und Smartphone-Nummer bis zu den gewünschten Produkt- oder Servicedaten. Vollständige Kontaktdaten sind die Grundlage für zielgenaue Angebote und Ansprache. Je nach Branche können auch persönliche Daten wie das Geburtsdatum für den Kundenkontakt herangezogen werden.

Was sind Nutzerdaten?

Zusätzlich zu den Kontaktdaten ist es wertvoll Nutzerdaten zu dokumentieren: Wann hat ein Kunde zum ersten Mal gekauft, wie viel Umsatz macht dieser Kunde in welchem Zeitraum, wie häufig werden bei welchem Kunden Wartungseinsätze oder Nachbestellungen notwendig, usw. Hieraus entstehen Nutzer- und Kundenprofile. Angebote können darauf abgestimmt werden, aber auch Routenpläne für den Vertrieb oder Einkaufspläne für die Produktion. Auch hier: je nach Branche und Betrieb variieren die ver- und bewertbaren Nutzerdaten – und die Datenverarbeitung muss genau auf Menge und Tiefe der Daten abgestimmt sein.

Was ist intelligente Datenerfassung?

Vernetzte Datenerhebung von „Maschine zu Maschine“ sichert den Empfang relevanter Daten ohne dass diese extra gesammelt oder händisch eingegeben werden. So ist es beispielsweise möglich, Daten von Produktionsvorgängen digital auszulesen, z. B. wann ein Verschleißteil seine Haltbarkeit überschreiten wird. Dadurch erhält man die Möglichkeit dieses zu wechseln, bevor es wirklich defekt ist. Unangenehme Überraschungen werden so vermieden, oder Angebote können im Vorfeld erbracht werden, bevor es beim Kunden zu Produktionsausfall kommt. Die Einsätze der intelligenten Datenerfassung sind schier unendlich, es kommt jeweils auf die Zielsetzung an. Über immer aktueller werdende Smart-Home-Funktionen kommunizieren heute bereits Heizung, Lichtquellen, Garagentore mit dem Smartphone des Besitzers. Auch diese Daten lassen sich nutzen für zielgenaue Angebote und termingerechten Service.

Wie erhalte und verwalte ich Kunden- und Nutzerdaten?

Über so genannte CRM-Systeme lassen sich Kunden- und Nutzerdaten einfach und effizient verwalten und nutzen. CRM bedeutet Customer-Relationship-Management, also Kundenbeziehungsmanagement. Es sind computergestützte Tools zur Kundenpflege mit Dokumentation und Verwaltung aller relevanten Daten. Mit einem CRM-System werden alle Daten zentral zusammengeführt – unabhängig, ob man im Büro arbeitet oder unterwegs per Smartphone oder Tablet darauf zugreifen möchte. Moderne CRM-Systeme sind cloud-basiert; d.h. weder Hardware noch aufwendige Software-Installationen sind dafür notwendig.

Die Cloud – Wenig Aufwand, großer Nutzen für kleine Betriebe

Vielfältige Cloud-Systeme für die unterschiedlichsten Einsatzbereiche sind auf dem Markt. Sie bieten die komfortable Verwaltung von Daten und ermöglichen, von überall aus diese zuzugreifen, bzw. die Daten auf mehren Geräten synchron zu halten. (Solche Möglichkeiten schienen noch vor einigen Jahren Zukunftsmusik.) Heute kann man sich einen Cloud-Speicher ganz einfach mieten – auch von Firmen mit Sitz in Südtirol. Der zentrale Speicherort außerhalb des Betriebes ist der große Vorteil der Cloud-Systeme. Daten bleiben bei Hardwareausfall, Brand oder Diebstahl über diese Auslagerung 100% gesichert. Zudem bieten sie eine offline-Synchronisierung aller Daten. Das bedeutet, dass die Daten verfügbar bleiben, auch wenn die Datenverbindung unterbrochen werden sollte. Es ist außerdem möglich, von verschiedenen Geräten aus auf die Daten zuzugreifen. Ein Dokument kann am Smartphone oder am PC bearbeitet werden, ohne dass mehrere Versionen davon existieren müssen. Auch dem Thema der Datensicherheit nehmen sich die Anbieter von Cloud-Systemen an und führen regelmäßig garantierte Datenbackups durch. Bei vielen Anbietern können sogar von einzelnen Dateien Vorgängerversionen wiederhergestellt werden. So schützen sich Betriebe vor Datenverlust und verfügen über moderne, intelligente Datensysteme, die vom Anbieter stets auf dem neuesten Stand gehalten werden.

Digitales Know-how – mieten statt kaufen!

Heute kann ein solcher Daten-Speicherdienst beispielsweise über Office365 bequem gemietet werden. Auch Google bietet ähnliche Leistungen an, und diese sind sogar kostenlos.

Noch nie war der Schritt in die erfolgreiche Zukunft so einfach und kostengünstig.

Wer den Weg beschreiten möchte, sich aber noch nicht richtig sicher ist, kann auf die Beratung ansässiger IT-Firmen setzen. Mit Sitz in der Region verfügen diese über das aktuelle technische Know-how sowie über wertvolle strukturelle Daten einzelner Branchen bis zum Kundenverhalten.

Diese IT-Anbieter arbeiten genau mit den Mitteln, mit denen sie auch ihre Kunden im Handwerk fit machen für die Zukunft! Und das mit Erfolg.

Autor: Mathias Brugger für die Fachzeitschrift Manufakt des lvh.apa Wirtschaftsverband Handwerk und Dienstleister